Inventarierea patrimoniului
fără erori

Emiteți decizia de constituire a comisiei de inventariere prin dispoziție scrisă. Comisia trebuie să conțină cel puțin 2 persoane.

Instruiți membrii comisiei cu privire la procedura de inventariere, normele legale aplicabile și responsabilitățile individuale.

Solicitați gestionarului declarația scrisă: dacă are în gestiune bunuri din alte surse, dacă deține documente neoperats, dacă a efectuat vânzări fără documente.

Sigilați toate căile de acces la spațiul gestionat (uși, ferestre, safeu). Sigiliile se aplică în prezența gestionarului.

Cereți gestionarului ultimele documente de intrare și ieșire a bunurilor din gestiune, semnate și datate.

Identificați toate locațiile unde sunt stocate bunuri ce aparțin instituției: depozite, birouri, locuri exterioare, bunuri la terți.

Extrageți din sistemul contabil lista completă a bunurilor cu valorile din evidență, pentru compararea ulterioară cu stocul faptic.

Efectuați inventarierea faptică prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Utilizați mijloace de măsură verificate metrologic.

Înregistrați bunurile în listele de inventariere (Formular Cod 14-3-12) cu denumire, cod, unitate de măsură, cantitate faptică.

Identificați și listați separat bunurile degradate, cu mișcare lentă, fără desfacere sau depreciate, cu propuneri de remediere.

Inventariați bunurile instituției aflate la terți (date în custodie, în leasing, spre reparare). Solicitați confirmări scrise de la deținători.

Inventariați soldurile creanțelor și datoriilor față de terți prin extrase de cont, confirmări, balanțe de verificare.

Numărați efectiv numerarul din casierie, comparați cu soldul registrului de casă. Verificați cecurile, bonurile valorice, timbrele.

Verificați fizic mijloacele fixe (clădiri, utilaje, terenuri). Comparați cu Registrul mijloacelor fixe. Verificați existența documentelor de proprietate.

Inventariați licențele, programele informatice, brevetele, mărcile. Verificați documentele de achiziție și valabilitatea acestora.

Fiecare filă a listelor de inventariere se semnează de toți membrii comisiei și de gestionar. Erorile se corectează cu linie și semnătură.

Evaluați bunurile la valoarea contabilă netă (valoare de intrare minus amortizare). Bunurile depreciate se evaluează la valoarea de utilitate.

Completați coloanele cu valori contabile în listele de inventariere și calculați diferențele față de stocul faptic.

Stabiliți plusurile cantitative și valorice. Plusurile se înregistrează ca intrări în patrimoniu.

Stabiliți minusurile cantitative și valorice. Solicitați explicații scrise din partea gestionarului pentru fiecare minus constatat.

Analizați posibilitatea compensării lipsurilor cu plusurile de bunuri similare, dacă sunt îndeplinite condițiile legale.

Întocmiți procesul-verbal cu rezultatele inventarierii: bunuri inventariate, plusuri, minusuri, propuneri de regularizare.

Supuneți procesul-verbal aprobării ordonatorului de credite / conducătorului instituției în termen de 7 zile lucrătoare.

Efectuați înregistrările contabile pentru plusuri (debit cont patrimoniu) și minusuri (debit cont cheltuieli / creanță gestionar).

Arhivați toate documentele: liste de inventariere, declarații, procese-verbale, note explicative. Termenul de păstrare este 10 ani.